INVENTARIO
La sección de inventario esta compuesta por los módulos Productos, Servicios, Tarifas, Facturas, Órdenes de venta, Órdenes de compra, Proveedores, Contactos y Cuentas por defecto.
Como módulos que aparecen por primera vez estarían: Tarifas, Facturas, Órdenes de venta, Órdenes de compra y Proveedores... los demás módulos han salido relacionados en otros menús, pero se seguirán usando por defecto en este submenú.
Tarifas
Tarifa es una entidad que puede estar formada por la unión de diferentes productos y servicios. Poniendo un ejemplo como tarifa "Preparación PC Base" puede estar constada de Montaje de piezas de un PC, instalación de su sistema operativo y finalmente instalación de paquetes de ofimática y antivirus esta tarifa engloba a 4 productos por así decirlo.
De este conjunto, Las piezas del PC pueden ser productos y la instalación del sistema operativo, y los diversos paquetes servicios o productos también, añadiendo por ejemplo el diagnóstico como un servicio.
De esta manera, al crear facturas, órdenes de venta y cotizaciones, se tiene la opción de completar previamente el precio de venta de todos los artículo de línea con la tarifa seleccionada. Tambien sse pueden seleccionar las tarifas haciendo click en el icono resaltado en detalles del artículo.
Generalmente se crean tarifas para un cambio en el precio de los productos o servicios de los que constan... ejemplos serían tarifa para estudiantes, tarifa especial promoción apertura de tienda, tarifa para Pepe...
Visualizando la tarifa llamada "Equipo Básico i5 ofimática"
Que consta a su vez de 3 productos
Y de 2 Servicios
Si alguna vez se realiza una orden de venta, cotización o factura que incluya alguno de estos productos o servicios, se puede aplicar la TARIFA especial, por ejemplo, con cambios en los precios (más baratos o más caros) a estos productos y servicios que han sido seleccionados en la factura por ejemplo. Algo entendible sería: "Quiero un equipo para el aula 45, que nos falta pero como aquellos que te pedimos hace un mes".
Facturas
Una factura es un estado de cuenta detallado y no negociable que se emite por los productos y servicios prestados al cliente. Una factura generalmente contiene los detalles de los productos o servicios que se envían al cliente en el momento de la compra.
Se puede crear fácilmente una factura con estos pasos:
- Click en el icono del menú principal factura para acceder al listado de facturas actual
- Click en el icono de Añadir factura
- Rellenar los datos requeridos de la factura y guardar.
En la creación de la factura, hay una serie de módulos que pueden estar vinculados, como Orden de venta, Contacto, Cuenta, Oportunidad... y finalmente en el recuadro final de la factura se pueden añadir Productos y Servicios. De igual modo que hemos mencionado antes, en una factura se pueden seleccionar una tarifa que contenga un servicio o producto para atribuirle un precio diferente en esta factura y también realizar descuentos adicionalmente.
Se puede generar una factura a partir de una cotización, para ello los pasos serían los siguientes:
- Menu Ventas -> Cotizaciones
- Entrar en el registro de la Cotización deseada, haciendo click en el registro
- En la vista detallada de la Cotización, hacer click en el menú desplegable arriba a la derecha y elegir "Generar Factura"
- Automáticamente se añadirán los Productos, Servicios y las aplicaciones de Tarifas si se han aplicado de esa Cotización a una nueva Factura.
Análogamente se pueden generar Facturas a partir de una Oportunidad y Orden de venta.
Ejemplo de factura completa:
Extra:
Para poder configurar una tasa y poder aplicarlas en cualquier factura, sustituyendo a las que hay creadas puedes ir a Configuracion CRM > Inventario > Administración de impuestos de:
Lo importante a la hora de aplicar después estos impuestos nuevos en las nuevas facturas (en las nuevas porque las que estan generadas no se actualizarán, habrá que volver a editarlas) es que habrá de seleccionarse el impuesto de manera "Grupo" para que se aplique.
Órdenes de venta
Es un documento interno generado por la compañía después de que una Orden de compra es recibida. Puede crearse a partir de una cotización.
Órdenes de compra
Una orden de compra es un documento legal que se entrega a un proveedor para comprar productos o servicios. Le ofrece un canal para explicar sus requisitos e intenciones de manera explícita. Las órdenes de compra incluyen el número de orden de compra, los detalles del proveedor, los detalles del producto o servicio, los términos y condiciones, los precios, etc.
Se puede crear fácilmente una orden de compra ingresando información en los campos provistos.
- Haga clic en el icono
- Haga clic en Órdenes de compra en INVENTARIO
- En la vista de lista del módulo de orden de compra, haga clic en Agregar orden de compra en la parte superior derecha
- Proporcione la información necesaria en los campos y haga clic en Guardar.
Acciones de vista de lista
La vista de lista del módulo Orden de compra le permite realizar acciones masivas como editar, eliminar y filtrar registros de forma masiva. Además, también puede editar campos, flujos de trabajo y valores de listas de selección.
Siga unos sencillos pasos para gestionar las operaciones en la vista de lista del módulo Orden de compra
- Haga clic en el icono
- Haga clic en Órdenes de compra en INVENTARIO.
- Haga clic en las casillas de verificación de los registros de órdenes de compra deseados antes de realizar operaciones de edición y eliminación en masa.
- Haga clic en Editar para modificar los registros de Facturas de forma masiva
- Haga clic en Eliminar para eliminar los registros de Facturas de forma masiva
- Haga clic en + Nueva lista para crear una nueva vista y ordenar los registros deseados en un depósito
- Haga clic para editar:
- Campos y maquetación del Editor de diseño
- Flujos de trabajo para configurar flujos de trabajo a través de Flujos de trabajo
- Campos de lista de selección para configurar campos de lista de selección a través del Editor de lista de selección
- Numeración de las órdenes de compras
Acciones de vista detallada
La vista detallada del registro de Orden de compra le permite realizar acciones como editar, eliminar, clonar, exportar el registro existente en formato PDF, etc.
Siga unos sencillos pasos para gestionar las operaciones en la vista detallada del módulo Orden de compra
- Desde la vista de lista de Orden de compra, seleccione el registro deseado
- En la vista de registro, busque los íconos de acceso directo a continuación para realizar las acciones.
| Iconos / Menúes | Comportamiento |
|---|---|
 o seguir
|
Marque el registro como favorito para recibir notificaciones sobre cualquier actualización del registro. |
 Añadir etiqueta
|
Etiquetar el registro en una sección preferida |
 / Ver detalles
|
Ver detalles modo rápido con la aparición de una capa superpuesta / Ver detalles entrando a detalles dentro de la propia Orden de Compra |
|
Configurar columnas del listado actual |
| Seguir o dejar de seguir
|
Establecer un recordatorio para volver más tarde y revisar el registro |
 o en menú Más
|
Editar un registro para modificar la información del campo |
| Diversos botones | Más opciones como eliminar, imprimir o exportar registro en formato pdf, enviar correo electrónico, crear Factura, generar orden de compra o suscripción y eliminar registro |
6. Haga clic en Agregar etiqueta para crear una nueva etiqueta. Más detalles
¡Notas! Si genera una Orden de Compra sobre un producto, las unidades de stock se incrementan y los valores se actualizan en el campo respectivo Cantidad de Producto y Stock. Obtenga más información.
Bloque de detalles del artículo
El bloque Detalles del artículo en el módulo Orden de compra le brinda la flexibilidad de agregar Productos/Servicios y ofrecer descuentos. Aquí hay diferencia con facturas, donde si se pueden administrar diferentes precios con tarifas que tengamos guardadas.
Siga unos sencillos pasos para gestionar las operaciones en el bloque Detalles del artículo
- Haga clic en el icono
- Haga clic en Órdenes de compra en VENTAS
- En la vista de creación o edición del registro de orden de compra existente, puede ubicar el bloque Detalles del artículo
- Las operaciones que puede administrar en el bloque Detalles del artículo se muestran en el siguiente diagrama
| # | Campo | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Regiones fiscales | Seleccione la región fiscal deseada en el menú desplegable |
| 2 | Monedas | Seleccione la moneda deseada en el menú desplegable |
| 3 | Modo de impuestos | Seleccione el modo de impuesto deseado, grupal o individual |
| 4 | Productos | Haga clic en el ícono de Producto para agregar productos de su inventario |
| 5 | Servicios | Haga clic en el ícono de Servicios para agregar servicios de su inventario |
| 6 | Descuentos | Haga clic en el enlace Descuentos para ofrecer descuentos sobre el precio de lista |
| 7 | Agregar producto | Haga clic para agregar un nuevo bloque de Producto |
| 8 | Agregar servicio | Haga clic para agregar un nuevo bloque de servicio |
Proveedores
Un proveedor es una persona u organización que suministra productos o servicios a su empresa. Un proveedor también puede ser un fabricante o un revendedor. La forma de crear un proveedor es análoga a los demás módulos. En este caso se puede crear desde el menu inicio, INVENTARIO, proveedores, click en el botón Añadir proveedor.
Una vez rellenado los datos, guardar.
Si nos damos cuenta, Proveedores tiene una serie de relaciones con Productos, Ordenes de compra, Contactos y Emails
Asociación de proveedores con otros registros
| Lista | Descripción |
|---|---|
| Productos | Para ver los Productos asociados con el registro de Proveedor |
| Orden de compra | Para ver las Órdenes de Compra asociadas con el registro de Proveedor |
| Contactos | Para ver los contactos asociados con el registro de proveedor |
| Correos electrónicos | Para ver los correos electrónicos enviados al registro de Proveedor |
