DOCUMENTOS

El módulo de Documentos en vtiger CRM es una herramienta esencial para gestionar y organizar archivos relacionados con tus clientes, contactos, oportunidades y otros registros dentro del sistema. Permite centralizar la información, facilitar el acceso a documentos importantes y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

Funcionalidades Principales:

• Almacenamiento Centralizado:
  • Permite almacenar diversos tipos de archivos (PDF, Word, Excel, imágenes, etc.) directamente en vtiger.
  • Los documentos se pueden vincular a registros específicos, como contactos, organizaciones, oportunidades o proyectos.
• Organización y Búsqueda:
  • Ofrece la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas para organizar los documentos de manera lógica.
  • Cuenta con un potente motor de búsqueda para encontrar rápidamente archivos por nombre, contenido o palabras clave.
  • Permite etiquetar documentos para facilitar la clasificación y búsqueda.
• Control de Versiones:
  • Permite mantener un historial de las diferentes versiones de un documento, lo que facilita el seguimiento de cambios y la recuperación de versiones anteriores.
• Control de Acceso:
  • Permite definir permisos de acceso para controlar quién puede ver, editar o eliminar documentos.
  • Se pueden asignar permisos a usuarios individuales o a grupos.
• Colaboración:
  • Facilita la colaboración entre los miembros del equipo al permitir compartir documentos y trabajar en ellos de forma conjunta.
  • Permite agregar comentarios y notas a los documentos.
• Integración con otros módulos:
  • Permite adjuntar documentos a correos electrónicos enviados desde vtiger.
  • Se integra con otros módulos de vtiger, como Proyectos y Casos, para gestionar documentos relacionados con esos módulos.

Beneficios del Módulo de Documentos:

• Mejora la organización: Centraliza y organiza todos los documentos relacionados con los clientes en un solo lugar.
• Aumenta la productividad: Facilita el acceso rápido a la información, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia.
• Facilita la colaboración: Permite compartir y trabajar en documentos de forma conjunta, lo que mejora la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
• Mejora el control: Permite controlar el acceso a los documentos y mantener un historial de versiones, lo que garantiza la seguridad y la integridad de la información.
• Optimiza el flujo de trabajo: Al integrar los documentos con otros módulos de vtiger, se optimiza el flujo de trabajo y se mejora la gestión de los procesos de negocio.

Consideraciones:

• La configuración y las funcionalidades específicas del módulo de Documentos pueden variar según la versión de vtiger CRM que estés utilizando.
• Es importante definir una estructura de carpetas y una política de nomenclatura claras para garantizar la organización y la facilidad de búsqueda de los documentos.
• Es recomendable realizar copias de seguridad de los documentos de forma regular para evitar la pérdida de información.

En resumen, el módulo de Documentos de vtiger CRM es una herramienta valiosa para cualquier empresa que desee mejorar la gestión y la organización de sus documentos relacionados con los clientes.

Tanto se pueden subir documentos a Vtiger como crearlos con el creador de texto enriquecido. Para los formatos más comunes como son las extensiones de imágenes y pdf, vtiger usa el visor web, si no habrá que descargarse el documento.

Los documentos pueden estar adjuntados a diferentes módulos que tengan este modulo de documentos relacionado, como pueden ser Contactos, Precontactos, Cuentas etc, tanto en los módulos mencionados como desde el módulo del propio documento una vez clicado en la tabla de documentos y accedido al detalle del mismo.